Отдел делопроизводства и информационно-аналитического обеспечения
Начальник:
Задачи и функции:
1. Организация и обеспечение функционирования в подразделениях Территориального управления системы делопроизводства.
2. Совершенствование форм и методов делопроизводства.
3. Обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в Территориальном управлении.
4. Организация планирования работы Территориального управления, в том числе, составление квартальных планов, контроль за их выполнением и подготовка отчетов о результатах выполнения.
5. Организация взаимодействия Территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Правительством Челябинской области, с органами государственной власти Челябинской области, с Законодательным собранием Челябинской области, иными органами государственной власти РФ, с муниципальными образованиями Челябинской области, средствами массовой информации по вопросам, входящим в компетенцию Территориального управления.
6. Разработка сводной номенклатуры дел Территориального управления.
7. Организация приема граждан и рассмотрение их обращений.
8. Решение организационно-хозяйственных вопросов Территориального управления.
9. Обеспечение инженерно технической защиты информации (ИТЗИ) в структурных подразделениях Территориального управления.
10. Осуществление работ по программно-технической поддержке работы всех структурных подразделений Территориального управления.
1. Организационное сопровождение взаимодействия руководителя Территориального управления со структурными подразделениями;
2. Организация планирования работы Территориального управления, подготовка сводных ежеквартальных планов, обеспечение контроля за их выполнением, подготовка отчетов о выполнении плана;
3. Организационное обеспечение взаимодействия Территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Законодательным Собранием Челябинской области, Правительством Челябинской области, иными органами государственной власти РФ и Челябинской области, с органами муниципальных образований, средствами массовой информации по вопросам, входящих в компетенцию Территориального управления;
4. Осуществляет сбор информации и подготовку ежеквартального отчета по плану мероприятий Послания Президента РФ Федеральному Собранию;
5. Обеспечение организации делопроизводства Территориального управления, в том числе: в соответствии с установленными правилами приема, инструкцией по делопроизводству - регистрация и передача по назначению входящей корреспонденции, а также обращений граждан, внутренней документации, обеспечение ее своевременного рассмотрения, прохождения по структурным подразделениям Территориального управления, регистрация и отправление исходящей корреспонденции, прием и отправка корреспонденции по каналам факсимильной связи и ее регистрация, обработка и отправка корреспонденции через почтовое отделение, ввод в базу данных и ведение учета поступающей и отправляющей корреспонденции;
6. Прием, отправка и регистрация телефонограмм, ознакомление исполнителей с поручением руководителя Территориального управления;
7. организация предварительного рассмотрения документов, поступивших к руководителю Территориального управления, подготовка проектов резолюций;
8. Регистрация, тиражирование и рассылка документов;
9. Постановка на контроль поручений руководителя Территориального управления;
10. Информирование руководителя Территориального управления о результатах промежуточного контроля о ходе выполнения поручений, подготовка сводного ежемесячного отчета;
11. Принятие мер по соблюдению сроков прохождения документов, подготовки ответов на письма, запросы и обращения, поступившие в Территориальное управление;
12. Организация приема граждан;
13 .Организация технической подготовки совещаний, проводимых руководителем Территориального управления (оповещение, подготовка и т.д.) составление проекта номенклатуры дел, представление его на утверждение в установленном порядке, формирование дел документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
14. Оформление, учет и хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством дел и документов Территориального управления, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами;
15. Ведение архивного делопроизводства;
16. Регистрация, принимаемых (утверждаемых) руководителем Территориального управления нормативных документов, проведение работ по внесению в них изменений, дополнений;
17. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию делопроизводства;
18. Ежемесячное предоставление руководителю Территориального управления данных о документообороте;
19. Осуществление контроля, организация и проведение проверки по соблюдению работы с документами в Территориальном управлении;
20. Возвращение исполнителям в структурные подразделения Территориального управления для доработки документов, оформленных с нарушением установленных правил;
21. Подготовка заявок о потребности для закупки товаров (услуг) для обеспечения нужд Территориального управления;
22. Обеспечение бланочной продукцией, печатями и штампами с наименованием Территориального управления;
23. Подготовка поздравительных адресов руководящему составу Росимущества и Челябинской области;
24. Обеспечение, оборудование рабочих мест сотрудников Территориального управления, определение потребностей Территориального управления в канцелярских принадлежностях, мебели, оргтехнике и т.д.;
25. Организация мероприятий по текущему и капитальному ремонту помещений Территориального управления;
26. Организация работы по техническому обслуживанию помещений Территориального управления;
27. Оформление финансовых отчетов по хозяйственной деятельности;
28. Организация работы по транспортному обслуживанию Территориального управления;
30. Осуществление мероприятий по организации охраны помещений Территориального управления;
31. Осуществляет мероприятия по технической защите информации и предотвращению разглашения сведений «для служебного пользования»;
32. Обеспечивает актуальную антивирусную защиту ПК Управления;
33. Контролирует соблюдение сотрудниками Управления требований по ИТЗИ;
34. Проводит подготовку, адаптацию и сопровождение программных продуктов, используемых подразделениями Управления;
35. Осуществляет сопровождение и актуализацию баз данных, оказание программной и консультационной помощи в подготовке и формирование отчетов, выборок и справок подразделениями Управления для органов государственной власти, предприятий и т.п.
36. Готовит и реализует планы модернизации и технического оснащения подразделений Управления средствами электронной связи, вычислительной и оргтехники;
37. Производит администрирование локальной информационно-вычислительной сети;
38. Обеспечивает обмен информацией средствами электронной почты;
39. Обновляет информацию о деятельности Управления на Web–странице;
40. Размещает информацию на официальном сайте размещения заказов о проводимых конкурсах и котировках в соответствии с федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ.
41. Осуществляет техническую поддержку и ремонт средств вычислительной техники, средств электронной связи, решение технических вопросов по созданию условий их надлежащей эксплуатации, контроль за их надлежащим использованием;
42. Консультирует сотрудников Территориального управления по методам работы с программными и техническими средствами;
43. Разрабатывает собственное программное обеспечение по утвержденным руководством Территориального управления техническим заданиям, в случае необходимости готовит техническое задание для разработки программного обеспечения сторонними организациями.